Politique externe de protection des données personnelles
1. Introduction
Dans le cadre de son activité, la société ALTEN Belgium (ci-après « ALTEN ») est amenée à traiter des Données Personnelles (telles que définies ci-après) concernant les Employés, Prestataires de Services, Fournisseurs et Clients actuels et potentiels de la société.
Résolue à respecter l’ensemble des obligations et recommandations légales et réglementaires en matière de protection de la vie privée et des données personnelles, ALTEN a défini, dans la présente Politique de Protection des Données Personnelles (ci-après la » Politique de Protection des Données Personnelles « ), les principes et lignes directrices qui régissent tout traitement de Données Personnelles effectué directement ou indirectement par ALTEN et les sous-traitants de la société.
ALTEN est lié par l’ensemble des réglementations applicables en matière de protection des données personnelles et s’engage à respecter les règles applicables dans ce domaine, notamment le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après le » RDPE « ).
2. Définitions
Les » données à caractère personnel » concernent toute information qui se rapporte à une personne physique, identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques relatifs à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Les » données sensibles » concernent les données personnelles qui, directement ou indirectement, indiquent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, des données biométriques aux fins d’identification unique d’une personne physique, des données relatives à la santé ou des données relatives à la vie sexuelle ou à l’orientation sexuelle d’une personne physique.
» Personne(s) concernée(s) » désigne une personne physique dont les Données Personnelles sont collectées ou traitées par ALTEN ou par un sous-traitant d’ALTEN.
Le terme » employé(s) » désigne tout membre interne d’ALTEN, qu’il soit employé, stagiaire, étudiant en apprentissage, employé temporaire ou autre.
Le(s) » prestataire(s) de services » concerne(nt) toute personne extérieure à ALTEN mais qui exerce des activités pour ALTEN.
3. Collecte et traitement des données à caractère personnel
ALTEN veille à ce que tous les employés et prestataires de services actuels et futurs soient informés du contenu de la présente politique et reçoivent une formation régulière et appropriée sur les sujets qui y sont abordés.
Cette politique est publiée sur le site web ALTEN.
4. Collecte à des fins spécifiques, explicites et légitimes
Les règles européennes applicables à la protection des données à caractère personnel exigent que ces données soient collectées à des fins précises, explicites et légitimes.
Les employés et les prestataires de services d’ALTEN doivent donc s’assurer que la finalité pour laquelle les données personnelles sont collectées est :
- réglementé et suffisamment spécifique ;
- pertinents pour l’activité d’ALTEN ;
- communiquée aux personnes concernées de manière claire ;
- Légalement autorisé.
De même, si des données à caractère personnel sont collectées pour une finalité spécifique, elles ne peuvent être utilisées d’une manière qui soit incompatible avec cette finalité spécifique initiale.
Les finalités pour lesquelles ALTEN collecte et traite des Données Personnelles sont principalement les suivantes :
- la gestion du recrutement ;
- la comptabilité générale ;
- la gestion des clients actuels et potentiels ;
- la gestion des prestataires de services ;
5. Existence d’une base juridique pour le traitement des données à caractère personnel
Veuillez noter que le traitement de données personnelles est basé sur l’intérêt légitime d’ALTEN ou le consentement, en fonction des cas.
6. Minimisation des données personnelles collectées
Le traitement est limité uniquement aux Données Personnelles qui remplissent les conditions suivantes :
- appropriées ;
- pertinentes ;
- limitées à ce qui est nécessaire au regard de la (des) finalité(s) du traitement.
7. Conservation des données à caractère personnel
Les employés et prestataires de services ALTEN doivent s’assurer que les données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard de l’objectif pour lequel elles ont été collectées et de leur nature. En conséquence, ils doivent fixer une durée de conservation limitée dans le temps, en tenant pleinement compte de ces instructions.
Pour les candidats au process de recrutement, les données sont conservées pour 2 ans.
Pour les clients, les données sont conservées 3 ans.
Pour les fournisseurs, jusqu’à 10 ans après la fin de la relation contractuelle.
8. Collecte de données sensibles
D’une manière générale, la collecte et le traitement de données sensibles sur ALTEN est interdite.
ALTEN ne collecte et ne traite pas de données sensibles en tant que responsable de traitement (pour le recrutement et les contacts business).
9. Informations pour les personnes concernées
Grâce à cette notice d’information, nous espérons vous avoir fourni des informations claires et complètes sur la manière dont nous traitons vos données personnelles.
10. Respect des droits que les personnes concernées peuvent exercer
Conformément à la réglementation applicable, une personne dont les Données Personnelles sont collectées ou traitées par ALTEN doit pouvoir exercer son droit à la portabilité des Données Personnelles, ainsi que ses droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition pour des raisons légitimes.
La personne concernée a également le droit de donner des instructions concernant le sort de ses données à caractère personnel en cas de décès.
Les employés et prestataires de services ALTEN doivent s’assurer que la possibilité d’exercer ces droits est effectivement mentionnée dans les informations destinées à la personne concernée, comme prévu à l’article 9.
11. Décisions automatisées ayant un effet négatif sur la personne concernée
Aucune décision automatisée n’est prise à des fins de recrutement ou de gestion des contacts commerciaux.
12. Sécurité et confidentialité des données personnelles
ALTEN a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles qu’il collecte et utilise.
En conséquence, lorsque des données personnelles sont traitées, les employés et prestataires de services ALTEN doivent mettre en place des mesures de sécurité appropriées afin de prévenir :
- la destruction accidentelle ou non autorisée de données à caractère personnel ;
- l’altération des données à caractère personnel ;
- l’accès accidentel ou la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ;
- le traitement illicite de données à caractère personnel.
Ces mesures appropriées seront prises en tenant pleinement compte de la nature des données à caractère personnel et des risques encourus par leur traitement.
Lorsque ALTEN souhaite confier le traitement de données à caractère personnel à un sous-traitant, les employés ou les prestataires de services doivent s’assurer qu’un contrat écrit a été établi dans lequel
- le sous-traitant s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qui lui sont attribuées que sur instruction d’ALTEN
- le sous-traitant s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel qui lui sont confiées.
13. Transfert de données à caractère personnel vers des pays extérieurs à l’Union européenne
Dans les cas où le traitement des données personnelles effectué par ALTEN peut impliquer un transfert de ces données vers un pays tiers (situé en dehors de l’Union européenne ou ne disposant pas d’un niveau de protection approprié au sens du règlement européen), ou vers une organisation internationale, ALTEN s’engage à fournir les garanties appropriées telles que requises par la GDPR, et à faire respecter ces garanties par les Employés et Prestataires de Services.
Pour les candidats au recrutement et les contacts commerciaux, toutes les données sont traitées soit en Europe, soit dans des pays avec un niveau de protection approprié.
14. Modifications de la présente politique de confidentialité
ALTEN se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité.